Candidatures étudiantes - les astuces clés pour faciliter le processus
Un processus d’admission fluide est essentiel pour toute organisation éducative, en particulier à l’époque où les expériences utilisateur numériques sont devenues la nouvelle norme pour presque chaque aspect de la vie, et établissent continuellement de nouveaux standards.
Heureusement, il existe plusieurs pratiques qui peuvent vous aider à laisser une bonne impression à vos candidats tout en facilitant la vie de ceux qui traitent leurs candidatures.
Dans cet article, nous explorerons les astuces clés qui peuvent améliorer votre processus d’admission de A-Z.
1. Qualifiez vos candidats avec un questionnaire préliminaire
Un quiz préliminaire vous permet de proposer une série de questions aux candidats, auxquelles ils devront obligatoirement répondre pour pouvoir effectuer les dossiers de candidature.
Cela permet d’assurer qu’un candidat correspond aux critères requis pour postuler et dissuade les candidats qui ne sont pas qualifiés d’envoyer leurs candidatures qui doivent être traitées tout de même.
2. Centralisez vos candidatures dans un seul endroit
La mise en œuvre d'une plateforme d’appel à candidatures permettant de centraliser toutes les données et étapes associées au processus de candidature est l'un des meilleurs moyens de faciliter le processus d'admission.
Une telle plateforme de candidatures peut prendre en charge chaque besoin essentiel :
- Un portail de présentation de vos appels
- Espace candidatures avec formulaires en ligne
- Un espace de gestion des dossiers
- Un espace d’évaluation
- Un espace de décision
Cette centralisation permet à toutes les informations d’être analysées facilement grâce aux tableaux de bord qui montrent où sont vos candidats dans le parcours et s'il existe des faiblesses générales ou des goulots d'étranglement dans vos processus.
3. Proposez un portail candidat intuitif et complet
Il n’y a pas si longtemps, les responsables des admissions ou les représentants des établissements devaient se rendre à d'innombrables salons pour attirer des étudiants potentiels, louer du matériel, et payer leur personnel.
Désormais, une connexion Internet suffit à un candidat pour trouver un programme et envoyer une candidature.
Cependant, pour suffisamment tirer parti de cette transformation numérique en tant qu’établissement éducatif, cet espace en ligne doit anticiper chaque besoin potentiel tout en étant facile à naviguer pour toutes les tâches nécessaires à un envoi de candidatures.
Par exemple, cet espace en ligne doit permettre :
- D’enregistrer ses informations saisies
- D’envoyer sa demande après avoir rempli tous les champs obligatoires
- De joindre les documents obligatoires
- De voir la confirmation que sa candidature a été bien envoyée et réceptionnée.
Quelques facteurs à prendre en compte quand il s’agit d’un portail candidat :
Optimisé pour mobile
Il est de plus en plus courant que les candidats envoient leurs candidatures directement depuis leurs téléphones portables, ce qui signifie qu'il est indispensable de fournir une expérience mobile intuitive à chaque étape d’une candidature.
Contient une FAQ qui répond aux questions souvent posées
Une section FAQ aide les candidats à compléter le processus, tout en permettant à votre personnel de consacrer du temps à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées au lieu d'avoir à répondre à chaque demande.
Cohérent avec l’image de votre établissement
Un portail de candidature présenté de manière à correspondre autant que possible à l’identité d’une organisation d’un point de vue esthétique renforce son image unique et communique que des normes élevées imprègnent l’établissement, quel que soit le contexte.
4. Permettez les signatures électroniques
Inutile de dire que permettre aux candidats de signer électroniquement leurs documents directement depuis votre plateforme de candidature accélère et simplifie le processus d'admission.
Cela fournit un moyen rapide de confirmer l'identité de vos candidats sans avoir besoin de paperasse et de logistique supplémentaires.
5. Automatisez autant que possible
La programmation de vos e-mails vous fait gagner un temps précieux tout en alertant vos candidats de pièces manquantes, de la fin d'une campagne de candidature, d'un document manquant.
Les cas les plus communs pour ce contexte :
- Lorsque le statut du dossier change
- Pour un rappel à finir la saisie des informations/envoi d’un dossier
Ces e-mails peuvent être personnalisés avec le nom adapté de la personne, par exemple.
Si vous utilisez une plateforme de candidature complète, il est possible d’automatiser l’envoi de vos e-mails grâce à ses fonctionnalités e-mail.
6. Intégrez vos candidats dans un CRM
Toutes les informations soumises, saisies ou mises à jour au cours du processus d'admission doivent être centralisées dans un CRM.
Si une plateforme de candidature vous permet de centraliser toutes les activités associées au processus d’admission, un CRM centralise l’information de vos candidats pour son utilisation stratégique subséquente.
Un avantage clé d'un CRM (comme Salesforce ou Pipedrive) connecté à votre système de candidature via un API est qu'une fois le processus d'admission terminé, vous pouvez passer au processus suivant dans le parcours de l'étudiant sans aucune friction.
7. Incorporez un calendrier pour organiser vos entretiens candidats
En intégrant un calendrier à votre plateforme de candidature, vous pouvez gérer des entretiens avec vos candidats de manière claire à travers plusieurs programmes.
De plus, vous pouvez définir les plages horaires disponibles pour les entretiens par programme et attribuer un jury pour chacun pour éradiquer toute ambiguïté pour vos candidats ainsi que pour vos équipes d’administration.
8. Ajoutez des commentaires sur vos candidats
Une zone de commentaires associés à chaque dossier durant tous les processus de candidature étudiante permet à tout votre personnel d’être sur la même longueur d’onde quand il s’agit d’un dossier sans avoir besoin d’effectuer des communications internes additionnelles.
9. Assurez la sécurité de vos données
Peu importe le système d’appel à candidature que vous utilisez, quelques précautions de base vous permettront de réduire le risque de désastre de manière significative :
- Vérifiez qu’il y a des sauvegardes périodiques sur vos dossiers Web et base de données
- Créez différents profils utilisateurs pour contrôler les droits d’accès selon les rôles des utilisateurs définis
- Effectuez une journalisation des connexions
- Assurez qu’un firewall filtre les accès au serveur
- Chiffrez les sauvegardes
- Sécurisez l'accès back-office au niveau du serveur
- Bloquez les adresses IP à risque
- Bloquez automatiquement les utilisateurs effectuant des tentatives de piratage
10. Proposez le paiement en ligne
Pour que vos candidats puissent régler les frais de candidature, d’inscription ou de réinscription, le paiement en ligne permet d’économiser du temps en simplifiant le processus.
Cependant, il est important de proposer des montants à régler différents selon les informations renseignées, si applicables.
eMundus | Plateforme en ligne d’appel à candidatures
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